Il n'existe pas de définition légale de l'agent vacataire. C'est la jurisprudence qui a précisé cette notion.

Ainsi, le vacataire est un agent recruté pour accomplir une tâche précise, ponctuelle et limitée à l'exécution d'actes déterminés et rémunéré à la vacation, c'est-à-dire à la tâche. Le vacataire ne perçoit pas de traitement indiciaire (ni d'indemnité de résidence, ni de supplément familial de traitement - SFT).

À la différence de l'agent contractuel, le vacataire n'est pas recruté pour assurer un besoin permanent de l'administration. Le vacataire n'est pas recruté sur un emploi. Il est recruté pour accomplir une tâche précise et ponctuelle.

Le vacataire ne bénéficie en conséquence pas des dispositions applicables aux agents contractuels de la fonction publique (congés, formation, indemnité de fin de contrat, etc.).

L'agent recruté sur un emploi à temps non complet n'est pas vacataire. Un emploi à temps non complet est un emploi permanent.

Le renouvellement successif et interrompu de CDD traduit un besoin permanent de l'administration. Dans ce cas, l'agent n'est pas vacataire même si l'administration le désigne ainsi.

Mais l'administration peut recruter un même vacataire plusieurs fois pour exécuter ponctuellement des taches déterminées. C'est par exemple le cas d'un interprète recruté ponctuellement par des services de police pour exécuter des tâches déterminées de traduction.

L'absence de contrat écrit ne suffit pas à elle seule à établir que l'agent est vacataire.

C'est la durée d'emploi et la nature des fonctions qui déterminent si l'agent est vacataire ou contractuel. La qualification de vacataire ou de contractuel est effectuée par le juge au cas par cas.